自営業者、フリーランスは日々様々な形でお金を支払っています。
独立したての個人事業主が迷うのが、何が経費になるのかわからないことでしょう。
その支払いを経費として計上するかしないかで、納める税金の額が変わります。
本来経費にできるものを計上していないともったいない。
けど、できないものを計上していると場合によってはペナルティがあります。
この記事では、経費にできる、経費にできないの判断基準を解説しています。
- 個人事業主
- 個人事業主の経理担当者
所得税法と必要経費
個人事業主（自営業者やフリーランス）は、所得税法の規定に基づいて税金の計算を行います。
他にも個人事業主が払う税金には、住民税や個人事業税というものもあります。
計算は所得税の金額をベースにしていますので、所得税法でどのように規定されているか見てみましょう。
以下が、所得税法で必要経費について書かれているところです。
多少わかりやすくするため条文内のカッコ書きは省いています。
具体的には書かれていないので、読み飛ばしていただいても大丈夫です。
所得税法第三十七条 必要経費
その年分の不動産所得の金額、事業所得の金額又は雑所得の金額の計算上必要経費に算入すべき金額は、別段の定めがあるものを除き、これらの所得の総収入金額に係る売上原価その他当該総収入金額を得るため直接に要した費用の額及びその年における販売費、一般管理費その他これらの所得を生ずべき業務について生じた費用の額とする。
個人事業主の経費とは
個人事業主は、事業所得というカテゴリーの中で所得税を計算します。
所得税の計算方法は、かなりざっくりしていますが、次の手順だと覚えておいてください。
- 売上－経費＝利益
- 利益×税率＝所得税
経費が増えれば増えるほど、利益が減り、納める税金も少なくなるという構造です。
ですので、何を経費にできるのかを知ることが大事になってきます。
条文を読み解いていきます。
（１）総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
総収入金額とは、簡単に言うと事業の売上のことです。
売上原価は、仕入代金などです。
その総収入金額を得るために直接要した費用の額とは、小売業を営んでいる場合、商品を仕入れる際に支払った運送費などが該当します。
（２）その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額
こちらが皆さんを悩ませる経費にできる・できないの判断が必要となってくる支出になります。
どういった内容のものが販売費や一般管理費になるのか代表的なものをあげてみました。
- 給料賃金：従業員に支払った給料、賃金、退職金
- 外注工賃：外部に作業を委託して支払った加工賃など
- 減価償却費：建物、機械、車などの償却費
- 地代家賃：事務所、店舗、工場を借りている場合の家賃やその土地代
- 租税公課：事業税、固定資産税、印紙税などの税金（経費にならない税金もあるので注意が必要）
- 水道光熱費：水道料金、電気料金、ガス料金
- 旅費交通費：電車代、バス代、タクシー代、高速代、ガソリン代、出張時の宿泊代
- 通信費：電話代、郵便料金、インターネット代など
- 接待交際費：取引先の人を接待するために支出した飲食代、手土産代、お中元・お歳暮代など
- 広告宣伝費：新聞などの媒体に広告を出稿する際の費用、チラシやパンフレット、屋号入りのグッズ代など
- 損害保険料：事務所や店舗に対する火災保険料、自動車保険
- 修繕費：事務所、店舗や車などの修理代（一定の要件に該当すると一度に経費にならない）
- 消耗品費：文房具や備品の購入費
- 福利厚生費：従業員の福利厚生のための支出
ここに書かれていないものは、金額のボリュームや重要性を考慮して、独自の勘定科目を設けても大丈夫です。
事業に関連する書籍をよく購入する場合は「新聞図書費」、研修によく行く場合は「研修費」などを追加してください。
経費にできるもの・できないもの
経費にできるもの
法律からは、何が経費にできるかを具体的に読み取ることできません。
経費にできる・できないの判断は、その支出が事業のため（売上のため）に使われたかどうかで行います。
第三者から客観的な目で見られた時に事業とは無関係であると思われるようなものは、経費として認められないということです。
経費になるかどうかで迷ったら、その支出が事業のためのものかどうかという基本に立ち返って判断しましょう。
経費にできないもの
経費にできないものの判断は、その支出がプライベートのものかどうかです。
取引先との飲み代は経費になりますが、家族や友人とプライベートで行った食事の費用は経費になりません。
また個人事業では、一つの支出がプライベートと事業の両方に関わりがある費用（家事関連費といいます。）となる場合があります。
例えば、自宅兼事務所の家賃が家事関連費に該当します。
そういったものが全て経費にできないと非常にもったいないです。
そのため、後述する家事按分という考え方を使って合理的に区分します。
プライベート部分については経費にできませんが、事業部分を抜き出して経費に加えます。
その他経費にできないものには、以下のようなものがあります。
- 商品を仕入れたがまだ売上になっていないもの（いわゆる在庫）
- 同じお財布で生活している（生計を一にすると言います。）配偶者や親族に支払う地代家賃など
- 同じお財布で生活している配偶者や親族に支払う給料（専従者に該当する場合は除く）
- 借入金の返済額（利息は経費）
- 所得税や住民税
- 罰金（国や地方自治体に支払うもの）
- 公務員に対する賄賂
年金、健康保険、生命保険料、医療費については、直接事業の経費にはなりません。
所得控除という制度があるので、そちらで事業の利益から控除していきます。
また、よく聞かれるのですが、スーツやビジネスシューズなど自分が身につけるものは原則経費になりません。
これは事業以外のプライベートでも使うことができ、金額の区分が難しいからだと言われています。（ただし、今後変わるかも）
家事按分とは
家事按分とは、家事関連費をプライベート部分と事業部分にわけることを言います。
ここで重要になってくるのが、支出した金額のうち何％が事業の経費に該当するのかを合理的な方法（客観的に見て納得できる方法）で区分することです。
例えば、自宅兼事務所（賃貸）の事務所部分の家賃算出方法は、事業で使っている㎡数をもとに割合を算出して計算します。
この場合のポイントは、プライベート部分と事業部分が完全に分かれている状態（1部屋をまるまる事業用として使うなど）にしておくことです。
まとめ
個人事業主は税理士に顧問を依頼していない場合は、自分で申告書を作成し税金の計算を行わなければいけません。
そこで税金を計算する上で正しいやり方で損をしないために、経費にできる・できないの考え方を紹介しました。
今年の分の確定申告までは、まだまだ時間があると思わないでください。
申告時期になってから急に経理処理をすると必ずミスが出ます。
大切なのは、今のうちからしっかりした判断基準を持って、レシートなどの資料を保管し、集計しておくことです。
家事按分をする場合は区分しやすいように心がけることが、来年になって申告書を作る時に慌てないための一番のポイントです。
出版はかなり前ですが、今でも売れている良著です。